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FATTURAZIONE ELETTRONICA tra imprese: novità e chiarimenti

  1. 14 luglio 2014
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Con la circolare n. 12/E del 3 maggio 2013 venivano illustrate le modifiche introdotte dal legislatore alla disciplina sulla fatturazione in recepimento della direttiva 45/2010/UE del 13 luglio 2010, in materia di IVA.

Con la presente circolare vengono invece forniti chiarimenti in relazione alle modifiche introdotte dall’articolo 1, commi dal 325 al 328, della legge 24 dicembre 2012, n. 228 (di seguito legge di stabilità 2013) alla disciplina sulla fatturazione elettronica nonché, nella Parte II, sintetica risposta ai quesiti pervenuti in generale in materia di obblighi di fatturazione.

 

L’articolo 1, comma 325, della legge di stabilità 2013, nel recepire le disposizioni sulla fatturazione elettronica della direttiva 2010/45/UE, modificativa della direttiva 2006/112/CE del 28 novembre 2006, ha introdotto rilevanti novità nella disciplina degli articoli 21 e 39 del D.P.R. n. 633/72, al fine di consentire, secondo la ratio delle stesse disposizioni comunitarie, la piena equiparazione della fattura elettronica a quella cartacea e la sua più ampia diffusione.

 

In particolare, all’articolo 21 del D.P.R. n. 633/72 viene introdotta la definizione di fattura elettronica che, recependo il contenuto degli articoli 217 e 232 della citata direttiva, viene definita come “(…) la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. (…) La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.”


Da tale specifica previsione discende che, circostanza determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è, di per sé, il tipo di formato originario – elettronico o cartaceo utilizzato per la sua creazione – bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa (o messa a disposizione), ricevuta ed accettata dal destinatario. Così, ad esempio, non possono essere considerate elettroniche le fatture che, seppure create in formato elettronico tramite un software di contabilità o un software di elaborazione di testi, siano successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo. Al contrario, possono essere considerate fatture elettroniche quelle che, seppure create in formato cartaceo, siano successivamente trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite canali telematici (es.: posta elettronica), a condizione che le stesse soddisfino i requisiti di legge.

 

Altra precisazione importante è quella relativa al fatto che l’art. 21 richiede che il ricorso alla fattura elettronica sia subordinato all’accettazione da parte del destinatario: non è necessario un accordo formale fra le parti, ed anzi il destinatario può non “accettare” il processo, di modo che, in questo caso, la fattura elettronica sarà tale soltanto in capo all’emittente, con conseguente obbligo di conservazione elettronica, e non in capo appunto al ricevente, che la potrà trattare “normalmente”.

 

Affinché il documento venga considerato una fattura elettronica, devono inoltre essere rispettati degli specifici requisiti dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di conservazione:

 

• l’autenticità dell’origine, che assicura l’identità del fornitore/prestatore o dell’emittente della fattura. A tal proposito, le note esplicative della direttiva 2010/45/Ue prevedono che anche il soggetto passivo cessionario/committente garantisca, eventualmente con altre modalità, tale requisito;
• l’integrità del contenuto, ossia la certezza che i dati inseriti non abbiano subito alterazioni. Anche in questo caso, le note della direttiva europea, richiamano come responsabili del controllo sia l’emittente sia il destinatario della fattura, che possono decidere di adempiere l’obbligo congiuntamente o in autonomia, scegliendo anche procedure diverse di verifica. A condizione che sia garantita l’invariabilità del contenuto obbligatorio della fattura, precisa la circolare, il relativo formato può essere convertito in altri formati (ad esempio, da MS word a XML);
• la leggibilità, attraverso la quale si assicura che il documento elettronico possa essere prontamente disponibile e “leggibile per l’uomo” (ovvero possa essere visibile su schermo o tramite stampa in caso di controllo) per tutto il periodo della sua conservazione e che sia possibile verificare la corrispondenza delle informazioni in esso contenute rispetto ai dati inseriti nel file originario. A garantire tale requisito non basta la firma elettronica o la trasmissione telematica anche se sta al contribuente scegliere la procedura più idonea. Il chiarimento è desunto dalle note della richiamata direttiva europea, visto che l’articolo 21, non entra nel dettaglio dell’argomento.
A differenza di quanto prevedeva la vecchia disposizione, che dava indicazioni precise sui sistemi di controllo adottabili, il nuovo art. 21, così come modificato dalla legge di stabilità 2013, consente di scegliere modalità alternative per garantire i requisiti di autenticità e integrità, quali:
• sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi a essa riferibile;
• la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
• le procedure EDI;
• altre tecnologie ritenute adeguate dall’emittente.

 

Se la scelta per assicurare i due requisiti sopra descritti ricade su un sistema di controllo di gestione, bisogna cercare tra quelli che garantiscono di verificare il percorso della fattura attraverso l’intera storia dell’operazione assicurando che, lungo la strada, il contenuto del documento non sia stato alterato. Nella procedura devono essere inseriti, in pratica, tutti i documenti, i movimenti, le modifiche, che intercorrono dall’inizio della transazione fino all’atto finale, così da stabilire un collegamento logico tra i dati inseriti e risalire con certezza ai rapporti instaurati nel corso del cammino.


La direttiva 2010/45/Ue, in questo senso, indirizza verso il reliable audit trail, una procedura che è in grado di tracciare una sequenza cronologica di informazioni non modificabili, circa le fatture e le transazioni che rappresentano, in modo che non ci siano dubbi sull’autenticità dell’origine e la loro integrità. In definitiva, attraverso i dati inseriti, è necessario poter risalire anche a una fonte indipendente per verificare che la merce effettivamente consegnata sia quella ordinata e pagata e che la fattura rispetti i requisiti di autenticità e integrità.

 

Un’altra strada percorribile, idonea a garantire l’autenticità e l’integrità del documento smaterializzato, è la firma elettronica qualificata o digitale, da apporre secondo le regole tecniche previste dal Dpcm 22 febbraio 2013. Di norma, la fattura è emessa e firmata dal fornitore, ma quest’ultimo può incaricare dell’adempimento anche il cliente o un terzo che, a questo punto, diventano gli “emittenti” e i “garanti” del documento e, quindi, lo firmano.

 

Lo stesso vale anche nell’eventualità in cui, in base a precedenti accordi, il committente/cessionario (o altro soggetto) provveda ad aggregare i dati trasmessi o resi disponibili dal prestatore/fornitore e, quindi, a generare la fattura che poi spedirà o metterà a disposizione del suo fornitore. Una nota al documento specificherà che è stato emesso dal cliente/terzo o per conto del cedente o prestatore.

 

I contribuenti, infine, possono, utilizzare anche il sistema Edi (Electronic Data Interchange). Si tratta di una modalità che prevede uno scambio dati “standardizzato” e “preconfezionato”, tra fornitore e cliente, attraverso reti di telecomunicazioni nazionali e internazionali. In genere, le procedure generano però formati diversi per le due tipologie di contribuenti ed è per questo che occorre trasformare i file in modo che possano comunicare tra loro. In genere, le due parti concordano quali versioni adottare e incaricano un service provider della conversione.

Affinché la procedura sia ritenuta affidabile, occorre garantire che il processo di trasformazione non alteri il significato intrinseco della fattura e che il documento sia al riparo da attacchi “informatici” esterni, attraverso adeguati sistemi di sicurezza sia nella fase di trasmissione dei dati sia in quella di conversione. Al riguardo, la circolare precisa che, durante quest’ultimo passaggio, fornitore e cliente dovranno conservare la fattura nel formato standard scambiato, assicurandone, entrambi, la reperibilità e la leggibilità nel tempo.

 

Infine, relativamente all’ultimo requisito, la circ. 18/2014 ha precisato che la fattura può essere resa leggibile anche soltanto in sede di accesso, ispezione o verifica da parte degli organi accertatori, poiché il legislatore prescrive esclusivamente l’obbligo di dotarsi della strumentazione idonea a rendere il formato comprensibile. È stato altresì rammentato che la leggibilità della fattura elettronica, dal momento dell’emissione al termine del periodo di archiviazione, può essere garantita in qualsiasi modo, fermo restando che non sono ritenute sufficienti la firma elettronica avanzata e la trasmissione elettronica dei dati di cui all’art. 233, par. 2 della Direttiva 2006/112/CE.

 

Per quanto riguarda il momento di emissione ai sensi dell’articolo 21, la nuova disposizione precisa che la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa “all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”.

 

Con specifico riferimento a tale ultima modalità di emissione, si rappresenta che la fattura elettronica può essere messa a disposizione del destinatario, da parte dell’emittente o di un suo delegato, tramite accesso ad un sito internet, server o altro supporto informatico, ove la stessa è reperibile, nonché tramite messaggio (e-mail) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento che permetta, previo accordo delle parti, di effettuare in qualsiasi momento il download della fattura (cfr. circolare, n. 45/E del 2005, par. 2.4.3). Peraltro, i soggetti coinvolti possono individuare ulteriori strumenti idonei secondo la ratio delle disposizioni emanate.

 

Rispetto alla precedente disciplina, l’attuale formulazione della norma non richiede più il “previo accordo con il destinatario” per avvalersi della trasmissione elettronica della fattura – ossia dell’invio della fattura mediante l’utilizzo di procedure informatizzate (quali, ad esempio, il sistema di trasmissione EDI, la posta elettronica, la posta elettronica certificata, il telefax, via modem) – ritenendo sufficiente l’accettazione da parte del destinatario del mezzo di trasmissione utilizzato. Un accordo preventivo, quindi, per quanto utile ed opportuno a fini di un più strutturato scambio di informazioni tra le parti, non è di per sé indispensabile.

Va da sé che quando il cedente/prestatore demanda ad un terzo (outsourcer) la trasmissione della fattura, sarà necessario uno specifico accordo tra le parti in tale senso, che potrà essere desunto, indirettamente, anche dal tipo di incarico conferito da ciascuna di esse al terzo.

 

Si ricorda, infine, che l’articolo 21, comma 3, consente di trasmettere, per via elettronica, al medesimo destinatario, più fatture elettroniche raccolte in un unico lotto. In tal caso, i predetti requisiti ed i metodi con cui essi sono garantiti debbono riferirsi al lotto e non ad ogni singola fattura. Peraltro, la norma permette tuttora, al pari di quanto avveniva prima delle modifiche introdotte dalla direttiva 2010/45/UE, di inserire una sola volta le informazioni comuni (come, ad esempio, le generalità dell’emittente e del ricevente, la partita IVA, la residenza o il domicilio, la data di emissione, l’annotazione che la fattura è compilata dal cliente o da un terzo per conto del cedente), purché per ogni fattura sia possibile accedere alla generalità delle informazioni.
Fino a questo punto, le modifiche normative esaminate hanno riguardato l’articolo 21 del decreto Iva. L’ultimo chiarimento della prima parte della circolare si riferisce, invece, all’articolo 39 del Dpr 633/1972, riformato anch’esso a seguito della direttiva europea 2010/45/Ue. In questo caso, il tema è la conservazione della fattura elettronica.

 

Per quanto riguarda la conservazione, per favorire lo sviluppo della fatturazione elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che, qualora l’emittente trasmetta, o metta a disposizione del ricevente, una fattura elettronica, questa rimarrà tale in capo all’emittente, con conseguente obbligo di conservazione elettronica, anche nell’ipotesi in cui il destinatario non accetti tale processo e materializzi il documento, tramite la stampa e conservazione analogica del documento. Fermo restando che, nei casi di fattura elettronica emessa nei confronti della Pubblica Amministrazione, l’obbligo di conservazione elettronica sussiste per entrambe le parti (art. 1, comma 209 della L. 244/2007).

 

In merito alla conservazione, si comunica che con la pubblicazione del DM del 17 giugno 2014 sulla Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno vengono definite le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, in armonia con il codice dell'amministrazione digitale (Dlgs 82/2005) e con le nuove disposizioni Iva in materia di fatturazione elettronica.


Le disposizioni del provvedimento entrano in vigore dal giorno 27 giugno 2014, abrogando le precedenti indicazioni contenute nel decreto ministeriale del 23 gennaio 2004, che restano invece applicabili per tutti quei documenti già conservati alla data di entrata in vigore del provvedimento.


In particolare, viene superato il vincolo temporale per la conservazione delle fatture elettroniche. Il procedimento diventa pertanto più semplice anche per le fatture: il procedimento di archiviazione dovrà essere eseguito annualmente e non più ogni 15 giorni.
Inoltre, è stato soppresso l'obbligo di comunicazione alle agenzie fiscali dell'impronta dell'archivio informatico, con relativa sottoscrizione elettronica e marca temporale. Resta, invece, l’obbligo per il contribuente, che si avvale della conservazione elettronica, di darne comunicazione nella dichiarazione dei redditi.

 

In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico; con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali saranno altresì stabilite le modalità con le quali il documento conservato può essere esibito anche per via telematica.
Infine, l’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti dovrà essere corrisposta con il modello F24 e non più con il modello F23, utilizzando esclusivamente il canale telematico.


Per tutti i titoli (fatture, atti, documenti, registri) che sono emessi e utilizzati durante l’anno, l’imposta dovrà essere corrisposta in un’unica soluzione entro il termine di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, senza necessità di effettuare comunicazioni preventive e consuntive.
Infine, l'imposta sui libri e sui registri, di cui all'art. 16 della tariffa allegata al DPR 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse.

 

La seconda parte della circolare, come detto, analizza invece alcune fattispecie di obblighi di fatturazione nella forma domanda-risposta.
Il primo quesito è relativo alla possibilità di emettere fattura differita anche per le prestazioni di servizi.

 

L’Agenzia indica come la prova documentale possa essere rappresentata da qualsiasi documento in grado di dimostrare l’effettuazione del servizio, la data e l’identità delle parti contraenti, quali, ad esempio, l’attestazione dell’incasso, la nota di consegna lavori, la lettera d’incarico. Viene precisato inoltre come la fattura differita possa essere utilizzata anche laddove nel mese sia stata realizzata una sola operazione con lo stesso cliente ovvero debbano essere “riepilogate” sia prestazioni di servizi che cessioni di beni.
Gli altri quesiti riguardano invece la fattura semplificata, che prevede la possibilità di inserire minori dati nel documento qualora l’importo complessivo dello stesso non superi i cento euro. Le Entrate confermano la possibilità di individuare la controparte unicamente con il numero di partita IVA o il codice fiscale, e conseguentemente questo sarà l’unico dato indicato anche in sede di registrazione della fattura (senza quindi la ditta, denominazione o ragione sociale richiesti dall’art. 23 del D.P.R 633/1972).

 

Viene poi precisato come l’eventuale fattura rettificativa possa essere emessa in forma semplificata senza limiti d’importo, dunque anche superando la soglia dei cento euro, ed infine come la fattura semplificata possa essere emessa anche in sostituzione della fattura-ricevuta fiscale.

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